|
Разработка путей совершенствования информационного обеспечения управления на предприятии (на примере ОАО «Вяземский завой синтетических продуктов»)
Викторова Т.С., Мушкатова М.С.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны для экономиста-менеджера:
помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;
являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;
способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;
подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.
Незаменимость компьютерной технологии в том, что она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации.
Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.
Современные средства вычислительной техники позволяют многократно использовать однажды подготовленные массивы информации для механизации самых разнообразных счетно-вычислительных и группировочных работ.
Открытое Акционерное Общество «Вяземский завод синтетических продуктов» образовано 30 декабря 1992 г. Сокращенное наименование: ОАО «ВЗСП».
Основными видами деятельности предприятия являются:
производство парфюмерно-косметических изделий, товаров бытовой химии, косметических продуктов, швейных изделий;
коммерческая деятельность;
любые виды хозяйственной деятельности, не запрещенные федеральными законами.
Основными поставщиками ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов» являются: ЗАО ТД «Нижегородский масложировой комбинат» (г. Н.Новгород), ООО «Ростхимэкспорт» (г. С.-Петербург), КОАО «Органический синтез» (г. Казань), ЗАО АК «Химпэк» (г. Москва), ООО «МСД» (г. Москва), ЗАО «ЭФКО-Слобода» (г. Москва), ООО «Атриум» (г. Москва).
ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов» поставляет свою продукцию предприятиям парфюмерно-косметической и фармацевтической промышленности России и стран ближнего зарубежья. Предприятие имеет опыт работы по экспорту продукции в Белоруссию, Украину, Молдавию, Казахстан, Узбекистан.
Основные покупатели продукции ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов»: ОАО Косметическое объединение «Свобода» (г. Москва), ОАО Концерн "Калина" (г. Екатеринбург), ОАО «Новосибхимфарм» (г. Новосибирск), ООО «Амадена» (г. Москва), ООО «Финист-Парфюмер» (г. Воронеж), ОАО «Нэфис Косметикс» (г. Казань), ЗАО «Аист» (г. С.-Петербург), ОАО «Весна» (г. Самара), ООО СП «Белита» (г. Минск), ОАО «Жиркомбинат» (г. Екатеринбург), ЗАО «Нижегородский масложировой комбинат» (г. Н.Новгород), ЧПТФ «ЮСИ» (г. Харьков).
Основными конкурентами ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов» являются российские предприятия – Московский экспериментальный завод душистых веществ и «КалугаАромаСинтез», а также производители Германии и Китая.
Общая численность промышленно-производственного персонала ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов» составляет 100 человек, из них 23 человека составляет административно-управленческий персонал.
Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Как и на любом другом предприятии производственного профиля, на Вяземском заводе синтетических продуктов имеется система информационного и технического обеспечения управления предприятием.
Из технических средств, использующихся в структурных подразделениях предприятия, можно выделить следующие: компьютеры; принтеры; сканеры;
Лаборатория завода имеет следующие основные лабораторные приборы и аппараты:
аналитические весы;
лабораторный pH-метр;
вискозиметры;
колориметры;
пипетки;
бюретки;
мерные колбы;
пробирки и т.д.
Также в лаборатории имеется следующее оборудование:
лабораторные столы;
вытяжные шкафы;
титровальная установка и т.д.
В производственном цехе предприятия используется такое оборудование как:
дробилка;
вакуумный насос;
реакционные аппараты, вместимостью от 125 дм до 4000 дм ;
сборники для сырья и готовой продукции различной емкости;
мерники для сырья от 250 дм до 1000 дм ;
холодильники различной площади и теплообмена
аппарат для получения Алапласта-3 и т.д.
На рисунке 1 изображена схема аппаратурного оформления получения Алапласта. Специфика оборудования, используемого при получении Алапласта показана в таблице 1.
Из компьютерной техники на предприятии имеется 12 компьютеров , 5 принтер и 5 сканеров. Состояние компьютерной техники удовлетворительное, т.к. в 2002 г на заводе были установлены новые компьютерные технологии.
В одной из лабораторий, в 2001г, было установлено новое оборудование.
В производственном цехе, оборудование было установлено с момента возникновения завода и на данный момент не менялось.
Основываясь на выше сказанном, можно проанализировать технические средства предприятия.
Для того чтобы предприятие работало лучше и с большей эффективностью необходимо заменить уже снашивающуюся компьютерную технику более новой, усовершенствованной.
Таблица 1 - Специфика оборудования, используемого при получении Алапласта -3
|
№ по схеме |
Название аппарата, оборудования |
Кол-во аппаратов одного названия |
Емкость или производительность |
Материал |
Другие технические показатели |
Коррозийная стойкость материалов аппаратуры |
|
504 |
Сборник для этиленгликоля |
I |
4000 л |
н.ст. |
Сборник горизонтальный цельносварной |
2 |
|
505 |
Мерник для этиленгликоля |
I |
400 л |
н.ст |
Мерник вертикальный со съемной крышкой |
2 |
|
493 |
Мерник для полиэтиленгликоля |
I |
250 л |
н.ст |
Мерник вертикальный со съемной крышкой, рубашкой на 3 атм и нижним спуском |
2 |
|
502 |
Аппарат для получения Алапласта-3 |
2 |
4000 л |
н.ст |
Реактор с пропеллерной мешалкой число оборотов 6о об/мин., съемной крышкой, рубашкой на 3 атм, и нижним спуском продукта, комплектно с эл.двигателем |
5 |
В процессе анализа системы информационного и технического обеспечения управления на предприятии мы выявили: на предприятии используется старое оборудование которое замедляет процесс увеличения объема производства.
Проанализировав информационное обеспечение можно сделать вывод о том, что оно требует замены.
Как и в любом другом предприятии в ОАО «Вяземский завод синтетических продуктов» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения. К этим затруднениям можно отнести, например, разработка новой технологии производства выпускаемой продукции, т.е. выпускаемая продукция, должна иметь высокую конкурентоспособность на потребительском рынке и пользоваться спросом.
Технология — это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям. Поэтому технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.
Для осуществления поставленной цели, на предприятии ведется контроль производимой продукции. На этом этапе решаются следующие задачи:
оценка планируемого объема производимой продукции;
оценка отклонений от планируемого объема;
выявление причин отклонений;
анализ возможных решений и действий.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительно (чрезвычайного) характера.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления, но отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:
отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло
сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
Предприятие может приобрести примерно 5 компьютеров, а в последствии, можно заменить и все компьютеры. Покупка компьютеров не принесет больших затрат предприятию, т.к. стоимость одного компьютера составляет 25 тыс.руб. Замена новых информационных технологий позволит руководству предприятия, рассмотреть процесс производства на более высоком уровне.
Также необходимо заменить оборудование, находящееся в производственном цехе предприятия. Это оборудование уже не соответствует нормам ГОСТА, оно часто находится в неисправном состоянии, а на ремонт затрачивается много времени, что снижает производительность труда.
Например, если заменить вакуумный насос, который служит для поддержания определенных условий, без которых не будет идти химический процесс, то не будет снижаться темп производительности труда, т.к. если насос находится в неисправном состоянии, то дальше не могут осуществляться дальнейшие стадии химического процесса. Но этот процесс, замены оборудования, понесет за собой материальные затраты, т.к. один насос, в среднем, стоит 20 тыс.руб, а необходимо заменить 10 насосов, то предприятие сможет только постепенно приобрести это оборудование. Но в дальнейшем это принесет большую эффективность в процессе производства.
Что касается информационных средств управления на предприятии, то можно сказать, что нужно попытаться наладить связи с такими предприятиями, которые могли бы покупать продукцию у «ВЗСП», но в данный момент покупают ее у главных конкурентов завода. Это возможно сделать, если снизить цену продаж на поставляемую продукцию, а через определенное время ненамного повысить, но чтобы эта цена не превышала той цены, которую предлагают конкуренты. В данной ситуации директор предприятия не останется в убытке, а только получит прибыль.
Проектные решения должны обеспечивать:
рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;
улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;
соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;
комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;
экономичность эксплуатации средств технического оснащения.
Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:
определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;
формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;
определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
проведение сравнительного анализа технических средств;
обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
принятие решения о приобретении выбранных технических средств.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
возможная экономия расходов за счёт снижения фонда заработной платы, коммунальных услуг, стоимости программного обеспечения, расходов на почту, расходов на оформление договоров, расходов на перераспределение сырья;
устранение возможных расходов в будущем: избежание будущего роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания;
возможные нематериальные выгоды: улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, новые производственные мощности, более уверенные решения, улучшение контроля, уменьшение просроченных платежей, полное использование программного обеспечения.
Для успешного развития нужна комплексная система управления, позволяющая решать следующие задачи. Во-первых, проблемы постановки регулярного менеджмента и, во-вторых, — проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.
Из принципа единства информации вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных ее источников. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.
Библиография
Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник – 3-е изд. Перераб и доп. М.: ТК Велби; изд-во «Проспект» 2007 – 504 с.
Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник – 3-е изд. Перераб и доп. М.: ТК Велби; изд-во «Проспект» 2006 – 504 с.
Виханский О.С. Наумов А.И. Менеджмент Учебник – М.: Экономистъ, 2007 – 288с.
Герчикова И.Н. Менеджмент : учебник для вузов. – 4-е изд. перераб. И доп.: ЮНИТИ –ДАНА, 2009 – 511с.
Герчикова И.Н. Менеджмент : учебник для вузов. – 4-е изд. перераб. И доп.: ЮНИТИ –ДАНА, 2008 – 511с.
Менеджмент: учебник для вузов / Д.Д. Вачугов., Т.Е. Березкина, Н.А. Кисякова и др.; Под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: высшая школа., 2008 -399с: ил.
Шеметов П.В. Менеджмент: Управление организационными системами: учебное пособие - 2-е изд. Стер. – М.: омега – Л, 2008 – 406с.
| 
Обучение в филиале МГИУ в г.Вязьме
СТАТЬИ
